Síndrome del Ejecutivo Ocupado

En estos días, cualquier ejecutivo que se precie de ser TOP EXECUTIVE, necesita por lo menos, tener 2 jefes: uno regional y otro local; tener unos 5 proyectos o grandes responsabilidades ejecutándose en paralelo …. Un equipo directo de al menos 5 personas y contacto con otros 5 o 6 equipos en otros países.     Todo esto conforma el perfil ocupacional mínimo de personas ubicadas en altos niveles de organizaciones importantes.

Pero… cuál es el efecto de todo lo anterior? 

1.     De entrada la ilusoria sensación de que somos “multitarea”. Eso es mentira total. No dedicamos el tiempo necesario a todos los asuntos, por repartir dicho tiempo entre todos ellos. Es como una cadena de producción mental: se atiende un asunto a la vez. Pero el efecto es que las ideas no germinan de forma productiva, sino por “pedazos”, impidiendo el proceso creativo de solucionar, imaginar, estructurar.

2.     Baja eficiencia en lo que hacemos. Mientras estamos en una junta, atendemos los correos de temas ajenos en la Blackberry y no nos concentramos en lo que los oradores están diciendo. No aportamos ideas al tema (que para eso nos llamaron a la junta) y probablemente salgamos de ahí con pendientes de los que no tendremos idea y que tendremos que resolver en el futuro quitando tiempo a su vez a otros temas futuros. Así formaremos nuestra “CADENA” interminable de pendientes, siempre todos con delay de solución y atención.

3.     Con todo lo anterior, nos ponemos en el peligroso riesgo de causar atrasos impactantes en proyectos, de omitir temas importantes por “traspapeleo” mental, y de estar en permanente estado de “retraso” porque mentalmente seguimos resolviendo temas pendientes “del pasado”.

A veces inclusive ocurre que no atendemos a quien nos habla de frente porque súbitamente, con alguna palabra que dijo… recordamos algo pendiente!!!  Desatendemos a quien nos habla aunque lo sigamos mirando porque nuestro cerebro se pone a trabajar en lo que recordamos de pronto.

Visto desde ésta perspectiva, las recomendaciones son bastante sencillas:

a.     El primer punto es la honestidad. Seamos honestos con lo que podamos resolver: no digamos que SI a todo de inmediato.  Siempre hay prioridades, y eso permitirá secuenciar los pendientes sin causar cuellos de botella que comprometan entregables para el mismo día.  No temamos decir “LO REVISO Y TE AVISO LA FECHA”, “TENGO QUE ANALIZARLO”. Por supuesto que la prioridad 1 es lo que nos pide el Senior Managment, los Auditores, o directamente el negocio. Lo demás puede esperar.

b.     El segundo punto representa todo un sacrificio: atiende a la junta, atiende a la persona que te habla, y en ese tiempo deja el mail de la Black o el portátil a un lado.  El mundo no se va a caer porque durante una hora atiendas una reunión que te requiere. Si esperas un correo importantísimo es mejor suspender la reunión y esperar ese correo para que lo respondas de inmediato al recibirlo.

c.      La lista de pendientes, un básico de administración de proyectos, que cualquiera debería tener, ayudará siempre en la secuenciación de temas y asegurará que nunca se nos olvidará nada. No dependamos de la memoria para hacer y controlar un checklist.

d.     Finalmente, beneficiemos el lado humano : ejercita la mente para ATENDER y ESCUCHAR a quien te habla, elimina distractores al leer un mail o nota importante, y la palabra mágica: ENFÓCATE en lo que tienes en las manos en el momento presente.

Claro es que siempre tendremos que atender asuntos en paralelo. Es lo que se nos exige. Pero en el camino de la excelencia, procuremos acompañar la multitarea con eficiencia y profesionalismo.